Email đã trở thành một phương tiện truyền thông phổ biến trong công việc được nhiều cá nhân, doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết một email chuẩn chỉnh, đặc biệt là các ứng viên mới ra trường, chưa có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng trong viết email. Vì vậy, bài viết dưới đây, Agriwork hướng dẫn bạn cách viết mail chuẩn và chuyên nghiệp nhất trong quá trình tìm việc nhé.
Cấu trúc của một mẫu email chuẩn
Đầu tiên, bạn phải nắm rõ cấu trúc của email, hiểu rõ nội dung từng phần cần những thông tin gì, để từ đó có thể xây dựng một email chuyên nghiệp nhất.
Cấu trúc của một chuẩn sẽ bao gồm những phần sau:
- Đại chỉ email người nhận
- Tiêu đề email
- Phần chào hỏi: Ở đây là lời chào đầu
- Phần nội dung: Mục đích, nội dung chính của
- Phần kết: Thông báo kết thúc
- Phần chữ ký, thông tin liên hệ.
Hướng dẫn cách viết email
Tiêu đề email
Tiêu đề là một mục không bao giờ được bỏ trống khi soạn thảo bất kỳ email mang tính chất nào, bởi nó sẽ quyết định việc người nhận có check mail của bạn hay không
Khi đặt tiêu đề email, phải viết ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu và tóm tắt được nội dung của nội dung email để người nhận có thể nắm thông tin một cách bao quát nhất. Đặc biệt, khi đặt tiêu đề email hãy tránh các từ như: “Lợi nhuận, quảng cáo, bán hàng,…” vì rất có thể lá thư của bạn sẽ bị xếp vào mục spam
Lời chào đầu email – Lý do viết email
Lời chào mở đầu trong email nên được viết ngắn gọn, trang trọng. Agriwork khuyên bạn nên chào người nhận bằng tên của họ.
Đối với những đối tượng khác nhau thì chúng ta cũng sẽ có những cách mở đầu khác nhau:
- Đối với người nhận là nhà tuyển dụng, thầy (cô) giáo, cấp trên. Lời chào phải trịnh trọng, lịch sự và nên bắt đầu bằng “Kính gửi:…”
- Đối với người nhận và bạn có sự thân thiết: Có thể gửi lời chào như: “Chào bạn, xin chào,…
- Đối với người nhận là người nước ngoài, có thể gửi lời chào bắt đầu bằng “Dear…”
Tiếp đến là lời giới thiệu bản thân. Dù là lần đầu tiên gửi email hay là những lần sau bạn cũng nên có lời giới thiệu ngắn gọn bản thân để cung cấp thông tin cần bản thân bạn nói riêng và công việc, bối cảnh làm việc của hai bên nói chung. Lời giới thiệu không nên trình bày lan man, dài dòng, một dòng là đủ.
Nội dung chính của email
Mỗi email chỉ nên giải quyết một mục đích duy nhất. Vì vậy, thay vì vòng vo các nội dung bên lề bạn nên trực tiếp đề cập đến mục đích chính của email này.
Đặc biệt, đối với email ứng tuyển, công việc, bạn nên có file đính kèm. Nó được coi là tài liệu bổ sung để cho nội dung email được đầy đủ hơn và người nhận có thể dễ dàng tiếp cận thông tin bạn muốn truyền tải. Vì vậy, hãy kiểm tra xem đủ số lượng tệp trước khi gửi nhé.
Thông báo kết thúc email
Bạn không nên đột nhiên chào tạm biệt người nhận mà không có thông điệp kết thúc email. Thay vào đó, bạn chỉ cần sử dụng những cụm từ ngắn gọn, lịch sự để thông báo rằng nội dung email đã hoàn tất và bạn chờ đợi thư phản hồi của họ; kèm theo đó là lời cảm ơn.
Chữ ký email, thông tin liên hệ
Chữ ký email là một công cụ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp cho một email công việc được gửi đi. Chữ ký email giúp bạn kết nối dễ dàng hơn với người nhận, vì vậy, nội dung trong chữ ký email phải bao gồm:
– Chức vụ hoặc vị trí công tác
– Chữ ký;;
– Thông tin liên hệ của bạn/ doanh nghiệp, bao gồm: Số điện thoại, địa chỉ email, phương thức liên hệ khác: Facbook, Zalo,…
Những quy tắc cần chú ý khi viết email
Để email thêm chuẩn chỉ và chuyên chuyên, bạn cần lưu tâm một số quy tắc sau:
Tiêu đề trực tiếp, đúng trọng tâm
Chọn một tiêu đề rõ ràng để khi nhìn vào, người nhận biết chính xác email đang nói về vấn đề gì
Dùng địa chỉ chuyên nghiệp
Nếu email bạn gửi về vấn đề công việc, hãy dùng email của công ty. Nếu là ứng viên ứng tuyển hay bất kỳ một vấn đề cá nhân nào, hãy đảm bảo địa chỉ email của bạn nghiêm túc và chuyên nghiệp. Có thể đặt họ tên và một vài con số để nhận dạng.
Dùng nút “Reply All” đúng
Khi nhận được một lá thư được gửi cho nhiểu người, nên chỉ cần hồi âm tới người gửi thư, đừng dùng nút “Reply all”. Vì không ai muốn nhận một bức thư không liên quan tới mình cả.
Lời chào chuyên nghiệp
Chào đối tượng nhận mail đúng cách chính là một phần để thể hiện sự chuyên nghiệp trong email của bạn. Đừng sử dụng những lời chào quá thật mật như: “Chào anh bạn”, “Hey”, “Yo”. Hãy thay đổi bằng: “Chào quý công ty”, “Kính gửi: Ông/bà…”, đối với email bằng Tiếng Anh, hãy dùng “Hi” hoặc “Hello”.
Sử dụng dòng Subject
Bạn nên tận dụng dùng Subject để đặt tiêu đề cho email nổi bật và tránh bị nhầm làm thư rác.
Ngoài ra, các bạn cũng nên tận dụng tính năng Cc và Bcc để có thể điền thêm tên của các đối tượng nhận mail. Như vậy, cùng luc bạn chỉ cần soạn một nội dung mà có thể gửi đến nhiều người, rất tiện lợi cho công việc.
Tránh những từ ngữ, cấu trúc khó hiểu, sử dụng font chữ hợp lý
Khi viết thư điện tử, ngoài việc viết ngắn gọn thì bạn cần tránh viết tắt. Chẳng hạn như: Bn, mk, cb,…Không những khiến người đọc khó hiểu nội dung mà còn thể hiện sự thiếu nghiêm túc của người gửi, đặc biệt khi gửi mail cho khách hàng hay đối tác.
Cấu trúc cũng phải có đầu, có đuôi, không nên viết cộc lốc, thiếu chủ ngữ, vị ngữ hay đảo lộn nội dung. Nó sẽ gây khó hiểu và không đạt được hiệu quả như mong muốn ở người nhận
Ngoài ra, khi viết mail, hãy dùng các font chữ cổ điển, dễ đọc như: Time New Roman, Arial, Calibri,…
Mọi người đến từ các nền văn hóa khác nhau thì cách nói và viết phải khác nhau
Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.
Ví dụ: Các quốc gia có văn hoá “low- context” (Mỹ, Đức) thích lối nói cụ thể, trực tiếp, đi thẳng vào vấn đề. Các quốc gia có văn hoá “high- context” ưa chuộng lối nói gián tiếp, tránh mất lòng.
Luôn kiểm tra lại trước khi gửi
Rất nhiều người có thói quen gửi thư luôn sau khi soạn. Hãy tập dần tác phong đọc lại nội dung thư trước khi gửi, nó sẽ giúp bạn phát hiện những chỗ chưa đúng hoặc sai sót để sửa đổi kịp thời.
Ngoai ra, bạn cũng nên xem lại số lượng file đính kèm đã đủ chưa và tên email người nhận đã chuẩn xác hay chưa trước khi gửi nhé.
Hy vọng qua những thông tin Agriwork chia sẻ, các bạn có thể áp dụng thành công và xây dựng cho mình những email chuyên nghiệp và ấn tượng nhất.
Cảm ơn bạn đã quan tâm. Hãy truy cập Agriwork.vn để cập nhật những thông tin bổ ích khác nhé!
