Excel là công cụ vô cùng hữu ích và được sử dụng rộng rãi trong môi trường văn phòng. Dù bạn đang làm việc trong bất kỳ lĩnh vực nào, khả năng sử dụng Excel là một yêu cầu cần thiết trong công việc hàng ngày. Để giúp bạn thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, hãy cùng Agriwork tìm hiểu một số mẹo sử dụng Excel mà nhân viên văn phòng không thể bỏ qua nhé

Sử dụng phím tắt

Phím tắt Excel được coi là trợ thủ đắc lực cho dân văn phòng. Sử dụng phím tắt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Hầu hết các lệnh trong Excel đều có phím tắt tương ứng.

Dưới đây là một số tổ hợp phím tắt trong Excel cơ bản thường xuyên sử dụng:

• Ctrl + A:Bôi đen toàn bộ văn bản trong bảng tính
• Ctrl + C: Copy nội dung và xóa nội dung trong Excel
• Ctrl + Y: Chuyển tới thao tác làm sau cùng
• Ctrl + V: Dán dữ liệu, thông tin copy
• Ctrl + X: Cắt dữ liệu
• Ctrl + Z: Quay lại thao tác trước
• Ctrl + I: Định dạng chữ in nghiêng
• Ctrl + B: Định dạng chữ in đậm
• Ctrl + F: Bật hộp tìm kiếm dữ liệu trong bản tín
• Ctrl + H: Tìm kiếm và thay thế văn bản
• Ctrl + O: Mở file Excel đã lưu
• Ctrl + N: Mở một file excel mới
• Ctrl + P: Mở hộp thoại in ấn
• Ctrl + S : Lưu dữ liệu trong bảng tính Excel
• Ctrl + W: Đóng bảng tính Excel
• Ctrl + Y: Khôi phục lệnh vừa bỏ
• Enter:Hoàn thành nhập dữ liệu của một ô và xuống dòng
• Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô
• Backspace: Xóa những ký tự ở phía bên trái của con trỏ trong văn bản và xóa toàn bộ dữ liệu trong ô hoặc bảng tính đã chọn
• Phím Delete ( trên bàn phím ): Xóa những ký tự bên phải của con trỏ trong văn bản và xóa toàn bộ dữ liệu trong ô hoặc bảng tính
• Esc:Hủy thao tác sửa trong một ô
• Ctrl + Delete: Xóa hết văn bản
• Ctrl + PageDown: Chuyển sang một sheet bên trái
• Ctrl + Phím Paraguay: Chuyển sang một sheet bên phải
• Alt + H , A, I: Căn chỉnh dữ liệu sang trái
• Alt + H, A, R: Căn chỉnh dữ liệu sang phải
• Alt + H , A, C: Căn chỉnh dữ liệu ra giữa

Ngoài ra trong phần mềm Excel có rất nhiều phím tắt thông dụng được sử dụng để thao tác nhanh hơn, dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian hơn. Bạn hãy cố gắng ghi nhớ những phím tắt cơ bản để đạt được hiệu suất công việc tốt nhất nhé.

Sử dụng công thức và hàm tính toán

Excel cung cấp cho người dùng các công thức và hàm tính toán để thực hiện các phép tính tự động và nhanh chóng. Hầu hết các công thức và hàm tính toán đều đơn giản và dễ hiểu.

Một số hàm tính toán, cơ bản thường sử dụng trong excel:

• Hàm SUM: Hàm tính tổng
• Hàm SUMIF: Hàm tính tổng có điều kiện
• Hàm AVERAGE: Hàm tính tổng có điều kiện
• Hàm COUNT: Hàm đếm dữ liệu kiểu số
• Hàm COUNTIF: Hàm đếm dữ liệu có điều kiện
• Hàm MIN: Hàm tìm giá trị nhỏ nhất
• Hàm MAX: Hàm tìm giá trị lớn nhất
• Hàm IF: Hàm điều kiện

Ngoài ra còn một số hàm khác trong excel như: Hàm chuyển đổi chữ thường sang chữ in hoa (UPPER), chuyển chữ hoa sang chữ thường (LOWER), hàm lấy ký tự bên trái (LEFT), hàm lấy ký tự bên phải (RIGHT),…Hãy tìm hiểu để tận dụng sức mạnh của Excel.

Sử dụng kiểu dữ liệu bảng

Kiểu dữ liệu bảng là một tính năng mạnh mẽ trong Excel, giúp tổ chức dữ liệu của bạn thành một bảng. Kiểu dữ liệu bảng cung cấp nhiều tính năng hữu ích như sắp xếp, lọc và định dạng tự động. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo các biểu đồ và báo cáo từ dữ liệu bảng của mình. Để tận dụng sức mạnh của kiểu dữ liệu bảng, bạn chỉ cần chọn tất cả các ô trong dữ liệu của mình và nhấp vào nút “Table” trên tab “Insert” trong Excel.

Tạo biểu đồ

Excel cung cấp cho bạn các công cụ để tạo biểu đồ đẹp và dễ hiểu. Các biểu đồ này giúp các dữ liệu được trình bày khoa học và dễ dàng quan sát.

Để tạo biểu đồ, bạn chọn Insert, sau đó trên thanh công cụ sẽ xuất hiện những biểu tượng hình dạng biểu đồ. Bạn có thể sử dụng các loại biểu đồ như biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ vòng tròn và biểu đồ tia để hiển thị dữ liệu của bạn.

Sắp xếp với các bộ lọc

Nếu có một bảng tính chứa nhiều cột dữ liệu, và bạn muốn sắp xếp hoặc lọc tất cả thông tin theo một cột nhất định thì bộ lọc trong Excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Để thực hiện lọc dữ liệu

• Chọn cột muốn lọc thông tin,
• Trên tab Data, nhấp vào Filter.
• Sau đó sẽ xuất hiện một mũi tên ở hàng đầu tiên của cột. Khi bấm vào các mũi tên, bạn sẽ thấy các hộp kiểm bên cạnh các mục. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các hộp này sẽ lọc dữ liệu, giúp bạn thấy chính xác những gì mình cần.

Sử dụng Format Painter

Format Painter của Excel là một trong những công cụ giúp tiết kiệm thời gian quan trọng trong việc định dạng bảng tính của bạn. Với Format Painter, chúng ta có thể nhanh chóng áp dụng các định dạng từ một bảng khác chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Thao tác sử dụng Format Painter

• Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng từ đó.
• Trên tab Home,nhấp vào Format Painter.
• Chọn ô, nhóm ô, hàng hoặc cột mà bạn muốn sao chép định dạng.

Đây là một cách tuyệt vời để nhanh chóng áp dụng định dạng của các ô này cho các ô khác mà không cần thao tác theo cách thủ công.

Chuyển đổi giữa hàng và cột

Nếu bạn có một bảng tính sử dụng các đề mục trong cột hoặc hàng (hoặc cả 2) và nghĩ rằng khi đổi cột cho hàng thì bảng tính sẽ trực quan hơn thì hãy sử dụng mẹo này để thực hiện nhanh chóng và dễ dàng. Nó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn khi không phải gõ lại các tiêu đề.

Dưới đây là thao tác chuyển đổi từ hàng sang cột:

• Chọn các ô trong cột chứa tiêu đề
• Nhấp chuột phải, chọn Copy hoặc nhấp vào nút Copy trên tab Home của dải Ribbon
• Chọn ô trong hàng và cột bạn muốn các tiêu đề bắt đầu.
• Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc nhấp Paste > Paste Special trên tab Home của dải Ribbon
• Tích vào hộp checkbox Transpose ở góc dưới bên phải
• Nhấn OK và xem kết quả

Cố định hàng và cột trong Excel

Nếu có một bảng dài chứa hàng tấn dữ liệu, bạn có thể phải cuộn chuột xuống hoặc lên rất lâu để có thể tìm đến vùng mình cần, nhưng khi tìm được dữ liệu lại không biết nó là cái gì, do dòng tiêu đề không thể nhìn thấy. Điều này rất mất thời gian khi phải kéo lên kéo xuống liên tục chỉ để xem tiêu đề của dữ liệu. Và việc cố định hàng và cột tiêu đề sẽ giúp bạn chỉnh sửa, tìm kiến thông tin dễ dàng hơn.

Các thao tác để thực hiện cố định hàng hoặc cột:

• Vào tab View > Freeze Panes trên dải Ribbon.
• Trong menu thả xuống của Freeze Panes, chọn Freezze Panes (đóng băng cả hàng trên cùng và cột đầu tiên) hoặc Freeze Top Row (đóng băng hàng trên cùng của bảng tính) hoặc Freeze First Column (đóng băng cột đầu tiên của bảng tính).

Để hủy bỏ đóng băng những hàng, cột này, chỉ cần chọn lệnh Freeze Panes lần nữa và nhấp vào Unfreeze Panes.

Trên đây là một vài mẹo sử dụng Excel cơ bản mà Agriwork cung cấp cho bạn. Hy vọng chúng sẽ giúp bạn tiết kiệm thao tác, xử lý dữ liệu trên Excel và mang lại hiệu quả tốt hơn.

Cảm ơn bạn đã quan tâm. Hãy truy cập Agriwork.vn để cập nhật những thông tin bổ ích khác nhé!